Welche Nebenkosten gibt es und wie werden diese berechnet?

Eine der wichtigsten Aufgaben von Vermietern besteht darin, die jährliche Nebenkostenabrechnung zu verfassen und zu verschicken. Darin sind jene Kosten enthalten, die durch die direkte Nutzung der vermieteten Liegenschaft entstehen. Diese Nebenkosten werden normalerweise vom Mieter übernommen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Nebenkosten es gibt, wie diese berechnet werden und welche dieser Kosten auf den Mieter umlegbar sind. Zudem geht es darum, was für die Nebenkostenabrechnung wichtig ist.

Welche Nebenkosten gibt es?

Zunächst einmal sollten Sie sowohl als Mieter als auch als Vermieter wissen, welche entstandenen Kosten es gibt. Damit sind alle Kosten gemeint, die nicht zum Mietzins selbst gehören. Sie werden auf die Nettomiete bzw. zur Mietzins draufgerechnet, woraus sich die sogenannte «Bruttomiete» ergibt. Auch Leistungen wie Sauberkeit und Licht im Treppenhaus, eine externe Waschmaschine sowie der Lift gehören zu den Nebenkosten. 

Die folgenden Nebenkosten lassen sich auf den Mieter umlegen:

• Heizkosten (Brennstoff, Kaminfeger, Versicherung, Wartung und Revision)
• Wasserzins
• Hauswartung (Bruttolohn für den Hauswart sowie Verbrauchsmaterial)
• Unterhalt des Gartens und der Umgebung
• Stromkosten der Gemeinschaftsräume
• Lift (Stromkosten und Service)
• Benutzungs- und Urheberrechtsgebühr des Kabelnetzes
• Abwasser und Kehrichtgebühr der Gemeinde
• Schneeräumung
• Verwaltungskosten (rund 3% der abgerechneten Nebenkosten)

Wichtig: Damit die Nebenkosten auch wirklich vom Mieter übernommen werden, sollten Sie als Vermieter darauf achten, den Mietvertrag detailliert zu formulieren. Listen Sie darin die zu übernehmenden Kosten auf und lassen Sie sich professionell beraten. So gehen Sie sicher, keine Fehler zu machen.

Welche Nebenkosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden?

Neben den klassischen Nebenkosten, die fast immer auf den aktuellen Bewohner wie etwa die Strom- und Heizkosten umgelegt werden, gibt es auch andere Wohnnebenkosten. Diese fallen durch den Betrieb der Mietimmobilie an, dürfen aber nicht an den Mieter abgegeben werden. Dafür haben Sie als Vermieter den Vorteil, dass Sie diese Kosten steuerlich geltend machen können. 

Die folgenden Kostenpunkte sind nicht umlagefähig:

• Öffentliche Abgaben
• Steuern
• Versicherungsprämien (Ausnahme: Versicherungen, die ausschliesslich für die Heizung sind)
• Ausgaben für Unterhalt des Hauses oder der Einrichtung beispielsweise Renovations- und Reparaturarbeiten und den Ersatz von Installationen
• Modernisierungsarbeiten wie neue Stromleitungen oder neue Heizung (jedoch können diese Arbeiten zu einer Mietzinserhöhung führen)
• Erschliessungs- und Anschlussgebühren

Die folgende Faustregel hilft Ihnen dabei, zu entscheiden, welche Wohnnebenkosten sich umlegen lassen: Kosten, die auch bei einer unbewohnten Mietimmobilie anfallen, gehören nicht zu den umlagefähigen Kosten auf der Nebenkostenabrechnung. Denn es ist die Pflicht des Vermieters, das Objekt instand zu halten.

Eine Schwierigkeit besteht darin, Wartungskosten und Reparaturkosten auseinanderzuhalten. Während viele Wartungskosten umlagefähig sind, gehören Reparaturkosten nicht auf die Nebenkostenabrechnung. Viele Firmen bieten beide Services und stellen eine einzige Rechnung bzw. Abrechnung – hier empfiehlt es sich, nach genau aufgeschlüsselten Kosten oder sogar zwei separaten Rechnungen zu fragen.

Wenn der Mieter einen Kostenpunkt auf der Abrechnung findet, der nicht abgerechnet werden darf, kann er dies beim Vermieter reklamieren. Daraufhin muss dieser die Abrechnung korrigieren. Tipp für aktuelle Bewohner: Im Zweifelsfall hilft die Schlichtungsbehörde dabei, die Nebenkostenforderungen des Vermieters zu überprüfen und die Abrechnung gegebenenfalls anzupassen.

Wie werden die zulässigen Nebenkosten berechnet?

Die Höhe der Wohnnebenkosten hängt von verschiedenen Faktoren ab. Bei Wasser, Heizung und Strom ist der persönliche Verbrauch besonders wichtig. Kosten wie die Ausgaben für Personal, Wartung, Reinigung und Versicherung sind meist leichte abzuschätzen und auszurechnen, da sie regelmässig auftreten und fast immer die gleiche Höhe haben.

Um die Wohnnebenkosten für alle Parteien auszurechnen und dabei eine faire Verteilung zu ermöglichen, kommt ein Verteilerschlüssel zum Einsatz. Dieser wird im Mietvertrag festgelegt und auch in der Nebenkostenabrechnung dargelegt. Die folgenden Verteilerschlüssel kommen in der Schweiz zum Einsatz:

• Berechnung der Nebenkosten nach Grösse der Wohnung
• Berechnung der Nebenkosten nach Anzahl der Mieter in der Wohnung
• Berechnung der Nebenkosten nach gleichem Anteil auf Wohneinheiten

Sollte in Ihrem Mietvertrag und betreffend Miete kein Verteilerschlüssel festgelegt sein, gilt automatisch die Wohnfläche als Anhaltspunkt. Beachten Sie jedoch, dass die Berechnung nach Verteilerschlüssel nicht für alle Nebenkosten ausschlaggebend ist: Wenn Wasseruhren vorhanden sind, werden die Wasserkosten normalerweise verbrauchsabhängig abgerechnet.

Was gibt es bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten?

Damit die Nebenkostenabrechnung gültig ist, müssen Sie sowohl als Vermieter als auch als Mieter auf mehrere Aspekte achten. Zunächst einmal ist es wichtig, dass die Abrechnung nebst der Miete komplett und fehlerfrei ist. Zudem sollte die Abrechnung auch für Laien problemlos verständlich sein.

Die Abrechnung muss alle im Mietvertrag vereinbarten Wohnnebenkosten aufführen. Dabei gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen Akonto-Zahlungen und Pauschalen: Bei der pauschalen Nebenkostenabrechnung wird der jährliche Betrag von Anfang an vereinbart, weshalb weder Mieter noch Vermieter Zahlungen nachfordern dürfen. Bei der Akonto-Abrechnung hingegen geht es um die effektiv anfallenden Unterhaltskosten in einer Wohnung oder einem Haus.

Wichtig: Bei einer pauschalen Nebenkosten-Zahlung ist dennoch eine regelmässige Abrechnung nötig. Alle drei Jahre berechnet der Vermieter die Pauschale auf Basis der effektiven Kosten der letzten drei Jahre neu.

Sie benötigen Hilfe bei der Verwaltung? Wir übernehmen diese Aufgabe gerne für Sie.

Bei Akonto-Zahlungen sind Hauseigentümer oder ihre Verwaltungen dazu angehalten, einmal pro Jahr die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und an die Häuser und Wohnungen zu versenden. Die genauen Zeiträume hängen vom Kanton und von der Verwaltung ab – mal gilt eine Abrechnungsperiode nach Kalenderjahr, mal nach Mitte des Jahres. Dabei sind stets auch nachträgliche Forderungen denkbar, da Nebenkosten erst nach fünf Jahren verjähren.

Nur solche Nebenkosten, die mit Belegen und Rechnungen nachgewiesen werden können, sind rechtlich einwandfrei. Zwar muss der Vermieter nicht alle Kopien vorlegen, aber er muss dem Mieter das Recht geben, diese jederzeit einsehen zu dürfen. Sowohl bei Akonto-Zahlungen als auch bei pauschalen Zahlungen ist dieses Recht auf Einsichtnahme zu gewähren.

Da der Verbrauch von Wasser und anderen Posten jedes Jahr schwanken kann, fallen die Nebenkostenabrechnungen stets ein wenig unterschiedlich aus. In der Schweiz gibt es noch kein Limit bei Akonto-Nachzahlungen. Mieter können sich jedoch im Voraus beim Vermieter darüber erkundigen, ob starke Abweichungen zu erwarten sind oder nicht, das Gleiche gilt auch bei der Miete.

Tipps für den Aufbau der Nebenkostenabrechnung

In der Schweiz gibt es kaum formale Vorgaben zur korrekten Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Dennoch ist es wichtig, eine nachvollziehbare und übersichtliche Abrechnung an den Mieter zu schicken. So können Sie als Vermieter Rechtsstreitigkeiten der Wohnung oder des Hauses sowie den Gang zur Schlichtungsbehörde vermeiden.

Die folgenden Punkte sollte die Nebenkostenabrechnung in jedem Fall enthalten:

• Nebenkostenpositionen
• Gesamtbetrag der Nebenkosten
• Verteilerschlüssel mit Erklärung
• Bereits bezahlter Betrag durch monatliche Vorauszahlungen (bei Akonto)
• Nachzuzahlender Betrag bzw. Guthaben des Mieters

Darüber hinaus sollten Sie als Vermieter unbedingt alle relevanten Rechnungen und Belege aufbewahren, um diese dem Mieter bei Bedarf vorzulegen. Denn falls Sie Kosten nicht belegen können, oder falls deren Übernahme durch den Mieter nicht eindeutig im Mietvertrag geregelt ist, muss der Mieter diese Kosten normalerweise auch nicht bezahlen.

Was tun, wenn der Mieter die Nebenkosten nicht bezahlt?

Nach Eingang der Nebenkostenabrechnung gilt normalerweise eine Frist von 30 Tagen, innert derer der Vermieter rückzahlen oder der Mieter nachzahlen muss. Sollte der Mieter jedoch keinen Kontakt aufnehmen und den fälligen Betrag nicht begleichen, haben Sie als Vermieter die folgenden Möglichkeiten:

• Mahnen Sie den Mieter zunächst schriftlich ab und geben Sie ihm eine Zahlungsfrist von mindestens 30 Tagen. Im Mahnungsschreiben sollten Sie direkt mit rechtlichen Schritten wie einer Betreibung drohen, falls der Mieter erneut nicht zahlt.
• Leiten Sie als Nächstes bei Bedarf eine Betreibung ein. Dies ist ab Tag 31 der Mahnfrist möglich. Falls der Mieter einen Rechtsvorschlag dagegen erhebt, müssen Sie auf Beseitigung des Einspruchs klagen.
• In vielen Fällen ist es sinnvoll, die Schlichtungsstelle einzuschalten. Denn diese ist dem Schweizer Mietgericht vorgeschaltet und für Forderungen aus Mietverhältnissen zuständig. Hier ist es wichtig, dass Sie Ihren Anspruch auf die Kosten nachweisen können. Übrigens ist das Verfahren bei der Schlichtungsstelle für beide Parteien kostenlos und ohne Rechtsanwalt möglich.

Experten raten davon ab, bei einer ausstehenden Nachforderung direkt den Weg der Betreibung zu wählen. Meist ist die Unterstützung der Schlichtungsstelle ausreichend. Ebenso sollten Sie als Vermieter davon absehen, bei unbezahlten Nachforderungen der Nebenkosten direkt eine Kündigung auszusprechen.

Jedoch sieht es ganz anders aus, wenn Mieter den Mietzins oder die monatlichen Nebenkostenakonti als Teil des Bruttomietzinses nicht mehr bezahlen. In diesem Fall können Sie als Vermieter im Rahmen der schriftlichen Abmahnung direkt die ausserordentliche Kündigung androhen und, wenn nötig, vollziehen.

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